CONTEXT
Achter de schermen liep De Krooshappers al jaren tegen hetzelfde probleem aan. De ledenadministratie was omslachtig en kostte veel tijd. Ieder jaar moesten leden zich opnieuw aanmelden. Dat betekende veel handmatig werk, veel post en dus ook flink wat kosten. Aankondigingen, herinneringen, ledenpassen: alles ging fysiek de deur uit.
Daarnaast werkte het systeem in de praktijk gewoon niet ideaal. De ledenpas was wel persoonsgebonden, maar als er in korte tijd honderden mensen binnenkomen, wordt controle al snel lastig. Als er in een uur tijd 400 tot 800 bezoekers voor de deur staan, wil je vaart houden. Dan is het moeilijk om echt goed te controleren of de persoon met die pas ook daadwerkelijk de juiste persoon is.
Tegelijkertijd ontbrak het aan inzicht. Er was nauwelijks data beschikbaar over hoe bezoekers zich tijdens het carnavalsweekend gedragen. Hoe laat komt de grootste groep binnen? Komen leden echt iedere avond? Is het slim om meer met losse kaarten te werken? En hoeveel mensen zijn lid omdat ze echt komen feesten, of vooral omdat ze de vereniging een warm hart toedragen? Allemaal logische vragen, maar zonder goed systeem bleef het vooral gissen.
Oplossing
Vanuit die situatie bedachten wij voor De Krooshappers de Krooshappers App. Niet als leuke gadget erbij, maar als praktische oplossing voor een terugkerend probleem.
In de app maken gebruikers een persoonlijk account aan, inclusief foto. Ook hun geboortedatum wordt daarin meegenomen. Dat maakt het bij de entree direct makkelijker om te zien of iemand in aanmerking komt voor een alcoholbandje of niet. Dat scheelt tijd, discussie en onnodig gedoe aan de deur.
Via de app kopen leden hun lidmaatschap en kunnen ze ook losse kaarten aanschaffen voor de feestavonden. Die producten worden direct gekoppeld aan hun persoonlijke account. Bij binnenkomst laten bezoekers simpelweg de QR-code van hun ticket of lidmaatschap zien, waarna deze wordt gescand.
Daarmee wordt een hoop in één keer opgelost. Het doorgeven van een ledenpas wordt ineens een stuk minder aantrekkelijk. Ook meerdere keren ongecontroleerd in- en uitlopen is niet meer vanzelfsprekend. En misschien nog belangrijker: vanaf dat moment ontstaat er eindelijk data waar De Krooshappers echt iets mee kunnen.
De app heeft daarnaast nog een extra functie voor het publiek langs de grote optocht. Bezoekers kunnen via de app stemmen op de mooiste wagens. Daarmee verdwijnen de losse stembriefjes en het handmatig tellen ervan uit beeld. De uitslag is direct zichtbaar in de backend. Een stuk sneller en ook gewoon een stuk minder foutgevoelig.
Proces & learnings
Het mooie aan deze case is dat de winst niet alleen in techniek zit, maar juist in het versimpelen van processen. Waar voorheen veel handmatig gebeurde, komt nu alles samen op één centrale plek. Lidmaatschappen, tickets, toegangscontrole en stemrondes zijn niet langer losse onderdelen, maar werken samen in één systeem.
Daardoor wordt het werk voor de organisatie overzichtelijker en de ervaring voor bezoekers prettiger. Geen losse kaartjes meer in je jaszak. Geen zoektocht naar een ledenpas. Geen onduidelijkheid aan de deur. Gewoon je account openen, je QR-code laten zien en naar binnen.
Voor De Krooshappers zelf zit de echte meerwaarde ook in wat er achteraf zichtbaar wordt. Door het scannen van tickets en lidmaatschappen ontstaat inzicht in bezoekersgedrag. Wanneer ligt de piek bij binnenkomst? Is het nog zinvol om de deur tot half één open te houden? Hoeveel leden komen daadwerkelijk opdagen? En biedt het misschien kansen om het aantal lidmaatschappen of het aantal losse tickets anders in te richten?
Dat zijn geen grote managementwoorden voor iets wat eigenlijk heel simpel is: je kunt betere keuzes maken als je eindelijk ziet wat er echt gebeurt.
Resultaat
Met de Krooshappers App is de ledenadministratie een stuk minder omslachtig geworden en is ook de toegangscontrole flink verbeterd. Wat eerst veel handwerk, papier en gokwerk was, is nu een digitaal proces dat sneller, overzichtelijker en betrouwbaarder werkt.
Voor leden en bezoekers levert dat vooral gemak op. Voor de organisatie levert het rust, controle en inzicht op. En juist die combinatie maakt het sterk. De app doet niet alleen wat hij moet doen aan de voorkant, maar geeft aan de achterkant ook waardevolle informatie waarmee De Krooshappers hun evenement steeds slimmer kunnen organiseren.
Inmiddels wordt de app ook gebruikt door carnavalsvereniging De Reedeurpernarren, volledig in een eigen versie op maat. Wat begon als een slimme oplossing voor één vereniging, bleek dus ook voor anderen interessant.
VOORDELEN voor gebruikers
Geen losse papieren kaartjes meer
Gemakkelijke entree tijdens feestavonden
Stemmen tijdens de optocht
VOORDELEN voor organisatie
Ledenadministratie direct up-to-date
Scannen van kaarten via app
Betaling van kaarten automatisch geregeld
Let’s show, not tell
Geen poespas, alleen resultaat. Wij bouwen een merk dat vertrouwen wekt, een product dat mensen omarmen en een website die verkoopt.
Geen verplichtingen
Concrete plannen na een eerste gesprek